Die passende Software wählen

Worauf achte ich bei der Auswahl einer Standard-Software bzw. -Lösung für Online-Speicher (Cloud-Dienste), für Webkonferenzen oder für ein Kundenmanagement-System (CRM)?

1. Die Qual der Wahl – der Vertragsgegenstand

Kostenlose Standardsoftware, kostenpflichtige Standardsoftware oder angepasste (die sogenannte „customized“) Software stehen zur Verfügung. Es ist naiv zu denken, dass die Firmen wirklich einem etwas schenken. Daten sind eine beliebte Währung geworden.

2.  Was darf ich mit der Software machen?

Nutzungseinschränkungen stehen grundsätzlich in den allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Sie stellen einen der wichtigsten Vertragspunkte dar und sollten deshalb immer gründlich gelesen werden. Gerade die kostenlose Nutzung wird häufig sehr eingeschränkt, z. B. bei den Nutzungsberechtigten und beim Nutzungsumfang. Wenn Sie dagegen verstoßen kann dies für Sie sehr teuer werden und sogar strafrechtliche Konsequenzen haben.

Bei einer Urheberrechtsverletzung ist es unerheblich, ob der Verstoß aufgrund von Fahrlässigkeit oder Vorsatz erfolgte. Eine juristische Ahndung ist auch dann möglich, wenn sich der Täter nicht bewusst ist, dass er Rechte verletzt.

3. Was brauche ich eigentlich?

Eine Software kann nicht funktionieren, wenn das falsche Betriebssystem installiert ist. Zudem müssen Sie die Anforderungen an die IT-Landschaft, die Speicherkapazitäten, die Latenzzeiten sowie an die Schnittstellen beachten damit die Software optimal eingesetzt werden kann.

Außerdem sollten Sie Rücksicht auf die Verwender nehmen. Mitarbeiterschulungen können zu hohen Kostenersparnissen führen und Frustration vorbeugen.

4. Welcher Service wird geboten?

Auch Software kann krank sein.

Für mich einer der wichtigsten Prüfpunkte; die Supportsprache. Diese ist heute sehr häufig „Englisch“. Wieso die Anführungszeichen? Ich habe einmal 30 Minuten meines Lebens damit verbracht Anweisungen auf spanischem Englisch zu folgen. Aus Verzweiflung kam mir die glorreiche Idee Französisch anzubieten, was das Sprachdilemma zum Glück auch löste.

Die Verfügbarkeit wird meistens in Prozent angegeben. Diese Informationen stehen häufig in den AGB. Für Sie entscheidend ist der Bezugszeitraum. Sie sollten am besten alles kurz nachrechnen und das Risiko individuell abschätzen. Bei gut klingenden 99 % pro Monat kann die Software bis zu 7,2 Stunden am Stück nicht erreichbar sein; bei 99 % pro Tag liegt dieser Zeitraum bei gerade einmal 14,4 Minuten.

Sie sollten zudem auch auf die Reaktionszeit, die Bearbeitungszeit und die Wiederherstellungszeit achten.

5. Das leidige Thema Datenschutz und Datensicherheit

Natürlich müssen bei jeglicher Verarbeitung personenbezogener Daten datenschutzrechtliche Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) eingehalten werden. Gegebenenfalls kommen weitere besondere, branchenspezifische oder sektorspezifische Bestimmungen hinzu. Meist ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag, AVV) nach der DS-GVO abschließen.

Sehr wichtig ist deshalb auch eine funktionierende Datensicherung.

6. Mein Tipp

Fragen Sie beim Software-Anbieter direkt nach! Sehr häufig kennen Sie nicht alle Lösungsmöglichkeiten und können so durch eine kompetente Beratung die optimale Software finden.

Aktuell:

Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Maja Smoltczyk  hat eine aktuelle Bewertung zu den gängigen Video-Konferenz-Tools wie Skype, Microsoft Teams und Zoom abgegeben. Das Ergebnis der Behörde: Angeblich sollen Skype, Microsoft Teams und Zoom  datenschutzwidrig sein. Wörtlich heißt es dort: „Wir weisen darauf hin, dass einige verbreitet eingesetzte Anbieter die aufgeführten Bedingungen nicht erfüllen, darunter Microsoft, Skype Communications und Zoom Video Communications.“ Genauere, konkretere Angaben, aus welchen Gründen diese Anbieter die datenschutzrechtlichen Anforderungen nicht erfüllen, werden nicht gemacht.

Hier gibt es die Checkliste inkl. Bewertung und hier die allgemeinen Ausführungen zum Einsatz von derartigen Video-Tools.

https://www.datenschutz-berlin.de/fileadmin/user_upload/pdf/orientierungshilfen/2020-BlnBDI-Checkliste_Videokonferenzen.pdf

https://www.datenschutz-berlin.de/fileadmin/user_upload/pdf/orientierungshilfen/2020-BlnBDI-Checkliste_Videokonferenzen.pdf

Stellungnahme von Microsoft:

https://news.microsoft.com/de-de/stellungnahme-zum-vermerk-berliner-datenschutzbeauftragte-zur-durchfuehrung-von-videokonferenzen-waehrend-der-kontaktbeschraenkungen/